Flash Notícias NA 6/2021

Ajudas de custo 2021: tudo o que deve saber

As ajudas de custo são pagas pela entidade empregadora ao colaborador, sempre que o mesmo tem de suportar despesas relacionadas com a respetiva atividade profissional.

O que são ajudas de custo?

De uma forma simples, falamos de um complemento ao ordenado base de um colaborador, sendo o mesmo atribuído somente quando o profissional precisa de se deslocar em horário laboral para outro local que não o habitual e, eventualmente, aí permanecer durante um determinado período.

Exemplo disso é a realização de uma formação fora da empresa. Nesse caso, podem ser pagos como ajudas de custo a deslocação, o parquímetro, as portagens, a alimentação, a estadia e/ou outras despesas necessárias para o efeito.

O valor pago depende de diversos fatores inerentes a cada situação específica que o justifique.

É ainda importante frisar que as ajudas de custo podem incluir diferentes tipos de despesa, nomeadamente:

- A deslocação em si – Inclui, nomeadamente, combustível, aluguer de carro, bilhetes para a utilização de transportes públicos, parquímetros, portagens ou outros;

- Dormida em hotel – Sempre que haja realmente essa necessidade (como por exemplo um trabalhador ter de se deslocar de Lisboa ao Porto por dois dias);

- Refeições.

Podem ser contempladas outras despesas de acordo com as necessidades.

Quem define o valor?

O valor das ajudas de custo em 2021 está enquadrado legalmente no regime de atribuição previsto na Portaria 1553-D/2008, de 31 de dezembro, após Decreto-Lei 137/2010, de 28 de dezembro e Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril.

É importante salientar que o valor das ajudas de custo está definido para o setor público. Como o setor privado não tem nenhuma legislação específica, acaba por se reger exatamente pelos mesmos valores.

Porém, é possível que se apliquem valores diferentes se a entidade assim o desejar.

Outro ponto importante tem que ver com a isenção do pagamento de IRS e Segurança Social relativamente ao pagamento das ajudas de custo em 2021. No entanto, tais isenções apenas se aplicam no caso dos valores definidos. Se a empresa optar por fazer um pagamento maior do que o definido na lei, terá de fazer as devidas retenções.

Valores e limites das ajudas de custo

Valores para 2021

Considerando o definido para a Administração Pública, que serve de referência para o setor privado, apresentam-se, de seguida, os valores para o ano 2021. Contudo, os valores apresentados podem ser alterados de acordo com as circunstâncias de atribuição.

Os valores de referência apresentados para 2021 mantêm-se comparativamente com os do ano anterior, 2020. Não se registam alterações nesta matéria.

IRS: Limites à isenção nas ajudas de custo em 2021

As ajudas de custo podem estar isentas ou sujeitas a IRS. Isso depende única e exclusivamente do seu valor. Todas as ajudas de custo que não ultrapassem os valores acima apresentados estão isentas IRS. Sempre que ultrapassado o máximo não tributável, o valor “a mais” fica sujeito a IRS e também Segurança Social.

Procedimentos necessários

Para beneficiar do pagamento das ajudas de custo, que pode ser a totalidade ou uma percentagem das despesas, há que cumprir determinados procedimentos.

No setor público, por exemplo, a atribuição efetiva de ajudas de custo implica o preenchimento de uma “Ficha de Itinerário”, na qual o trabalhador deve reportar, detalhadamente, todos os aspetos inerentes à deslocação e respetivos custos.

Para além disso, é fundamental a apresentação de todos os comprovativos das despesas. Isto aplica-se aos diferentes tipos de despesa e respetivas ajudas de custo. Sem comprovativos, não poderá receber o referido complemento. Mais ou menos semelhantes, há procedimentos essenciais a cumprir, quer no setor público, quer no privado.

Nesta e noutras questões poderá contar com o departamento de recursos humanos e de contabilidade da Nominaurea. Esperamos o seu contacto!

Hélder Machado