O que é o Relatório Único?
O Relatório Único é uma obrigação anual através da qual é prestada informação relativa à atividade social da empresa. O serviço oficial encontra-se sob responsabilidade da Autoridade para as Condições do Trabalho e a declaração é entregue por via eletrónica.
Trata-se de uma obrigação particularmente exigente pela diversidade de informação envolvida. Para além dos elementos relativos à própria empresa e aos seus trabalhadores, contempla informação relacionada, entre outras matérias, com contratos de trabalho, acidentes de trabalho e formação profissional.
Esta diversidade ajuda a explicar por que razão a preparação do Relatório Único continua a representar um trabalho administrativo significativo para muitas organizações.
O que poderá mudar com a automatização?
O objetivo agora conhecido passa por desmaterializar e automatizar tanto quanto possível o processo, permitindo que a informação possa chegar aos sistemas públicos através de software, mecanismos de automatização e ligações de interoperabilidade. A intenção anunciada é precisamente diminuir tarefas manuais de reduzido valor acrescentado.
Na prática, estamos perante uma mudança de filosofia importante: em vez de sucessivas recolhas, conferências e introduções manuais de informação, o caminho aponta para um ecossistema no qual diferentes sistemas poderão comunicar entre si.
Há, contudo, uma distinção importante: o projeto de automatização está a ser trabalhado, mas as informações disponíveis não estabelecem ainda um novo calendário definitivo para a entrada em funcionamento de um Relatório Único totalmente automatizado.
Por isso, as empresas não devem interpretar este anúncio como o fim imediato das atuais obrigações ou procedimentos.
Menos trabalho manual não significa menos responsabilidade
A automatização pode reduzir burocracia, duplicação de tarefas e operações administrativas. Mas coloca igualmente uma questão essencial: se os sistemas forem buscar a informação diretamente às bases de dados existentes, a qualidade dos dados de origem passa a ser determinante.
Por exemplo, dados relativos aos trabalhadores, vínculos, remunerações, contratos, formação ou outras informações laborais deverão estar devidamente organizados e coerentes. Esta é uma consequência prática que as empresas devem antecipar, mesmo antes de serem conhecidos todos os detalhes técnicos do futuro modelo.
Aliás, esta orientação para maior automatização não surge isoladamente. Está também em curso a simplificação do ciclo contributivo, cujo novo modelo assenta numa maior automatização das obrigações contributivas. Segundo as informações divulgadas, este novo ciclo contributivo tornar-se-á obrigatório a partir de janeiro de 2027.
O sentido da transformação é, portanto, claro: menos introdução repetida de informação, maior integração entre sistemas e crescente utilização de dados que já se encontram disponíveis digitalmente.
Uma oportunidade para rever os processos internos
Para as empresas, esta evolução deve ser vista não apenas como uma alteração tecnológica, mas como uma oportunidade para rever a forma como a informação laboral é tratada.
A preparação para um modelo mais automatizado pode passar, desde já, por:
- melhorar a qualidade e atualização dos dados dos trabalhadores;
- rever a coerência da informação existente nos sistemas de processamento salarial e de Recursos Humanos;
- identificar campos incompletos ou informação desatualizada;
- reforçar procedimentos internos de validação;
- acompanhar a evolução dos sistemas utilizados pela empresa e a respetiva adaptação às futuras exigências de interoperabilidade.
Quanto maior for o grau de automatização, maior será a importância de ter informação correta na origem. Um processo automático pode reduzir tarefas repetitivas, mas não substitui a necessidade de garantir que os dados que alimentam esse processo estão certos.
Conclusão
A futura automatização do Relatório Único poderá representar uma das evoluções relevantes na relação digital entre as empresas e a Administração Pública em Portugal.
A redução do trabalho manual será, naturalmente, uma vantagem. Mas a verdadeira transformação estará na passagem de um modelo baseado na recolha e introdução periódica de informação para outro cada vez mais assente na integração, interoperabilidade e reutilização de dados.
Para as empresas, este é um bom momento para começar a olhar para os próprios processos internos. A digitalização simplifica o cumprimento das obrigações, mas aumenta a importância da qualidade, consistência e atualização permanente da informação.
Como pode a Nominaurea ajudar?
Na Nominaurea, acompanhamos as empresas na gestão das suas obrigações laborais, processamento salarial e Recursos Humanos, ajudando a assegurar que a informação necessária ao cumprimento das obrigações legais se encontra organizada e atualizada.
Perante a crescente digitalização e automatização das obrigações declarativas, podemos apoiar os nossos clientes na revisão dos dados laborais, identificação de inconsistências e preparação dos processos internos para as novas exigências, acompanhando igualmente a evolução das alterações que venham a ser concretizadas.
A automatização vai mudar processos. A preparação deve começar pela qualidade da informação.
