¿Qué es el Informe Único?
El Informe Único es una obligación anual mediante la cual las empresas proporcionan información relativa a su actividad social y laboral. La declaración se presenta electrónicamente y reúne un amplio conjunto de datos relacionados con la empresa y sus trabajadores.
Se trata de una obligación especialmente exigente debido a la diversidad de información que incluye. Además de los datos relativos a la propia empresa y a sus trabajadores, contempla información relacionada, entre otras materias, con los contratos de trabajo, los accidentes laborales y la formación profesional.
Esta diversidad ayuda a explicar por qué la preparación del Informe Único continúa representando un trabajo administrativo considerable para muchas organizaciones.
¿Qué podrá cambiar con la automatización?
El objetivo es desmaterializar y automatizar en la medida de lo posible el proceso, permitiendo que la información pueda llegar a los sistemas públicos a través de programas informáticos, mecanismos de automatización y soluciones de interoperabilidad.
En la práctica, estamos ante un cambio de filosofía importante: en lugar de sucesivas tareas de recopilación, comprobación e introducción manual de información, se avanza hacia un ecosistema en el que diferentes sistemas podrán comunicarse entre sí.
Existe, no obstante, una distinción importante: el proyecto de automatización se encuentra en desarrollo, pero la información actualmente disponible todavía no establece un calendario definitivo para la entrada en funcionamiento de un Informe Único totalmente automatizado.
Por este motivo, las empresas no deben interpretar este anuncio como el fin inmediato de las actuales obligaciones o procedimientos.
Menos trabajo manual no significa menos responsabilidad
La automatización puede reducir la burocracia, la duplicación de tareas y numerosas operaciones administrativas. Sin embargo, plantea también una cuestión esencial: si los sistemas pasan a obtener la información directamente de las bases de datos existentes, la calidad de los datos de origen será determinante.
Por ejemplo, la información relativa a los trabajadores, vínculos laborales, remuneraciones, contratos, formación u otros datos de naturaleza laboral deberá estar correctamente organizada y ser coherente. Es una consecuencia práctica que las empresas deberían anticipar incluso antes de que se conozcan todos los detalles técnicos del futuro modelo.
Además, esta orientación hacia una mayor automatización no surge de forma aislada. También se está avanzando en la simplificación del ciclo contributivo, cuyo nuevo modelo se basa en una mayor automatización de las obligaciones contributivas. Según la información divulgada, este nuevo ciclo contributivo será obligatorio a partir de enero de 2027.
Por tanto, la dirección de la transformación es clara: menos introducción repetida de información, mayor integración entre sistemas y un uso creciente de los datos que ya se encuentran disponibles digitalmente.
Una oportunidad para revisar los procesos internos
Para las empresas, esta evolución no debe considerarse únicamente como un cambio tecnológico, sino también como una oportunidad para revisar la forma en que se gestiona la información laboral.
La preparación para un modelo más automatizado puede comenzar por:
- mejorar la calidad y actualización de los datos de los trabajadores;
- revisar la coherencia de la información existente en los sistemas de gestión de nóminas y Recursos Humanos;
- identificar campos incompletos o información desactualizada;
- reforzar los procedimientos internos de validación;
- seguir la evolución de los sistemas utilizados por la empresa y su adaptación a las futuras exigencias de interoperabilidad.
Cuanto mayor sea el grado de automatización, mayor será la importancia de disponer de información correcta desde su origen. Un proceso automático puede reducir las tareas repetitivas, pero no sustituye la necesidad de garantizar que los datos que alimentan dicho proceso sean correctos.
Conclusión
La futura automatización del Informe Único podrá representar una de las evoluciones relevantes en la relación digital entre las empresas y la Administración Pública en Portugal.
La reducción del trabajo manual será, naturalmente, una ventaja. Sin embargo, la verdadera transformación estará en el paso de un modelo basado en la recopilación e introducción periódica de información a otro cada vez más sustentado en la integración, interoperabilidad y reutilización de datos.
Para las empresas, este es un buen momento para empezar a revisar sus propios procesos internos. La digitalización simplifica el cumplimiento de las obligaciones, pero aumenta la importancia de la calidad, consistencia y actualización permanente de la información.
¿Cómo puede ayudar Nominaurea?
En Nominaurea, acompañamos a las empresas en la gestión de sus obligaciones laborales, gestión de nóminas y Recursos Humanos, ayudándolas a garantizar que la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones legales esté organizada y actualizada.
Ante la creciente digitalización y automatización de las obligaciones declarativas, podemos ayudar a nuestros clientes en la revisión de los datos laborales, la identificación de posibles inconsistencias y la preparación de sus procesos internos para las nuevas exigencias, realizando asimismo un seguimiento de los cambios que se vayan concretando.
La automatización cambiará los procesos. La preparación debe comenzar por la calidad de la información.
