Estas orientaciones adquieren especial relevancia en un contexto de creciente digitalización de la facturación y de mayor control de la información comunicada a la Administración Tributaria y Aduanera portuguesa (AT), exigiendo a las empresas una revisión de sus procedimientos internos de facturación, contabilidad y cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Rectificación de facturas y regularización del IVA: una cuestión que requiere atención
La emisión de una factura con información incorrecta es una situación relativamente habitual en la actividad empresarial. Un NIF incorrecto, una descripción inadecuada, un error en el precio, una aplicación incorrecta del tipo de IVA o una modificación posterior del importe de la operación pueden requerir procedimientos diferentes.
La cuestión fundamental es que no todos los errores de una factura deben tratarse de la misma manera.
El artículo 78 del Código del IVA portugués establece que, cuando, después de emitida una factura, la base imponible o el impuesto sean objeto de modificación, deben observarse las reglas aplicables a la correspondiente regularización. En el caso de facturas inexactas ya registradas, la corrección es obligatoria cuando se haya repercutido un impuesto inferior al debido y facultativa cuando se haya repercutido un impuesto superior, estando esta última sujeta a plazo.
Es precisamente en este contexto donde el nuevo Oficio-Circular n.º 25120 adquiere especial importancia.
1. Errores formales: cuando el IVA no está afectado
Una de las principales aclaraciones se refiere a los denominados errores meramente formales.
Cuando la incorrección existente en la factura no modifica la base imponible ni el IVA repercutido, el procedimiento debe ser diferente del aplicable a una verdadera regularización del impuesto.
Pueden incluirse en este tipo de situaciones, por ejemplo, determinados errores relacionados con la identificación del adquirente, como un NIF incorrecto, o incorrecciones en elementos descriptivos de la operación.
En estos casos, el procedimiento puede pasar, en determinadas circunstancias, por la anulación de la factura incorrecta y la emisión de una nueva factura con los datos correctos, sin que ello implique, por sí mismo, una nueva repercusión efectiva del IVA.
Esta distinción es especialmente importante porque evita utilizar indiscriminadamente notas de crédito para corregir situaciones que no implican ninguna modificación del impuesto.
2. Cuando existe una modificación de la base imponible o del IVA
Una situación diferente se produce cuando el error o la modificación afecta a la base imponible o al IVA repercutido.
En estos casos, la corrección debe realizarse mediante el documento adecuado, concretamente una nota de crédito o una nota de débito, según la naturaleza de la modificación.
Por ejemplo, si una empresa factura un servicio por un importe superior al realmente debido, la reducción del valor de la operación deberá formalizarse mediante un documento rectificativo que permita identificar claramente la factura original y el importe objeto de corrección.
Del mismo modo, cuando la base imponible o el IVA inicialmente facturado sea inferior al debido, deberá efectuarse la correspondiente corrección, garantizando la adecuada repercusión del impuesto y su correspondiente tratamiento declarativo.
El objetivo es garantizar una correspondencia clara entre:
- la factura inicialmente emitida;
- el documento de rectificación;
- la contabilidad;
- el IVA repercutido o regularizado;
- la información comunicada a la Administración Tributaria.
3. Regularizaciones de IVA: el procedimiento no termina con la emisión de la nota de crédito
Uno de los principales riesgos asociados a la rectificación de facturas consiste en considerar que la emisión de una nota de crédito resuelve, por sí sola, toda la cuestión fiscal.
No es así.
Siempre que una corrección implique una modificación del IVA, es necesario analizar quién debe efectuar la regularización, en qué período debe realizarse, qué declaración debe utilizarse y qué documentación debe conservarse como soporte.
El artículo 78 del Código del IVA contempla diferentes situaciones de regularización, entre ellas los casos de anulación o reducción de la base imponible, devoluciones, descuentos, bonificaciones y facturas inexactas.
Por consiguiente, el tratamiento de la nota de crédito debe coordinarse con el tratamiento contable y con la correspondiente declaración periódica del IVA.
4. La importancia del tratamiento por parte del proveedor y del cliente
Las regularizaciones pueden afectar simultáneamente al emisor de la factura y a su destinatario.
Cuando una nota de crédito reduce el IVA inicialmente repercutido por el proveedor, esta modificación puede implicar también la correspondiente corrección del IVA que el cliente hubiera deducido previamente.
Por ello, es fundamental que exista coherencia entre ambas partes de la operación y que la documentación permita demostrar claramente el origen y fundamento de la regularización.
En determinadas situaciones, la regularización requiere además que el adquirente sea informado o tenga conocimiento de la modificación, especialmente cuando esté en juego la modificación del impuesto que anteriormente hubiera sido objeto de deducción.
Una correcta coordinación entre proveedor y cliente reduce significativamente el riesgo de discrepancias entre la información registrada en sus respectivas contabilidades y declaraciones fiscales.
5. La anulación de una factura no debe confundirse con una regularización del IVA
Otra cuestión que merece especial atención es la diferencia entre anulación de una factura y regularización del impuesto.
Una factura puede tener que ser anulada por contener un error formal, sin que exista ninguna modificación efectiva del IVA. En otras situaciones, la operación inicialmente facturada puede haber sido efectivamente modificada, anulada o reducida, produciendo consecuencias fiscales.
La diferencia es importante porque determina el procedimiento documental, contable y declarativo que debe adoptarse.
Además, cuando la factura ya haya sido comunicada a la Administración Tributaria, la empresa debe asegurarse de que la información comunicada sea debidamente corregida, evitando discrepancias entre los documentos emitidos y la información disponible para la Administración.
6. Impacto en los sistemas de facturación y en la comunicación a la Administración Tributaria
La creciente digitalización de la facturación hace que el correcto tratamiento de las rectificaciones sea todavía más relevante.
Las empresas deberían comprobar que sus sistemas permiten:
- anular correctamente los documentos emitidos;
- emitir documentos rectificativos debidamente relacionados con las facturas originales;
- mantener el historial de las modificaciones;
- garantizar la correcta comunicación de los documentos a la Administración Tributaria;
- reflejar adecuadamente las operaciones en la contabilidad;
- identificar las regularizaciones de IVA a efectos de la declaración periódica.
El nuevo marco hace recomendable, por tanto, revisar los procedimientos internos y, cuando sea necesario, la parametrización de los sistemas de facturación y contabilidad.
Esta cuestión adquiere todavía mayor relevancia teniendo en cuenta las modificaciones introducidas en 2026 en el modelo de declaración periódica del IVA y en los respectivos anexos relativos a las regularizaciones.
7. Plazos: uno de los aspectos que no puede ignorarse
Las regularizaciones del IVA están sujetas a reglas y plazos específicos, que varían en función de la naturaleza de cada situación.
Por ello, es fundamental determinar:
- cuál es el error o hecho que ha originado la corrección;
- cuándo se produjo dicho hecho;
- si existe una modificación de la base imponible;
- si existe una modificación del IVA;
- quién debe efectuar la regularización;
- en qué período debe reflejarse;
- si es necesario presentar una declaración periódica sustitutiva;
- qué documentación debe conservarse como prueba.
El análisis debe realizarse caso por caso, ya que un procedimiento incorrecto puede generar diferencias en el IVA repercutido o deducido y, en consecuencia, obligaciones adicionales frente a la Administración Tributaria.
8. ¿Qué deberían hacer las empresas?
Ante estas nuevas orientaciones, las empresas deberían aprovechar la oportunidad para revisar sus procedimientos internos.
Es recomendable establecer reglas claras para la identificación y tratamiento de los diferentes tipos de errores, diferenciando desde el principio los errores meramente formales de aquellas situaciones que afectan al IVA.
También debería garantizarse que los equipos responsables de facturación, contabilidad y gestión financiera conocen los procedimientos aplicables y que existe una adecuada coordinación entre estas áreas.
Una política interna de control de las notas de crédito y notas de débito puede ser especialmente útil, permitiendo documentar el motivo de la corrección, la factura original, el impacto en el IVA y el tratamiento contable y declarativo adoptado.
9. Una nueva realidad para la gestión fiscal de las empresas
El Oficio-Circular n.º 25120 representa algo más que una simple actualización de procedimientos administrativos.
Su aplicación refuerza la necesidad de que las empresas consideren la facturación como un área directamente vinculada al cumplimiento de las obligaciones fiscales y a la calidad de la información contable.
En un entorno en el que la información de las facturas está cada vez más automatizada y sometida a procesos de cruce de información, errores aparentemente pequeños pueden generar discrepancias entre facturación, contabilidad, declaraciones periódicas de IVA e información disponible para la Administración Tributaria.
La prevención se convierte, por tanto, en un elemento esencial.
Conclusión
El nuevo marco relativo a la rectificación de facturas y a la regularización del IVA en Portugal exige un enfoque más estructurado por parte de las empresas.
El principal mensaje es sencillo: una factura incorrecta no debe corregirse automáticamente mediante una nota de crédito. Antes de proceder a la corrección, es necesario identificar la naturaleza del error, evaluar su impacto en la base imponible y en el IVA y determinar el procedimiento documental, contable y fiscal adecuado.
La correcta aplicación de estas reglas permite reducir los riesgos fiscales, evitar discrepancias en la información comunicada a la Administración Tributaria y garantizar una mayor seguridad en el cumplimiento de las obligaciones de IVA.
Para las empresas, este es también un buen momento para revisar procesos, actualizar procedimientos internos y confirmar que los sistemas de facturación y contabilidad están preparados para responder a las nuevas exigencias.
¿Cómo puede ayudar NOMINAUREA?
NOMINAUREA – Consultoría Fiscal y Contabilidad puede apoyar a las empresas en el análisis y aplicación de los procedimientos derivados de las nuevas reglas relativas a la rectificación de facturas y a la regularización del IVA.
Nuestro equipo puede prestar apoyo, entre otros, en:
- análisis de errores y situaciones concretas de rectificación de facturas;
- definición del procedimiento adecuado para la anulación, corrección o emisión de documentos rectificativos;
- análisis del impacto de las correcciones en el IVA;
- tratamiento contable de las notas de crédito y notas de débito;
- identificación de las regularizaciones que deben efectuarse en la declaración periódica del IVA;
- revisión de los procedimientos internos de facturación;
- coordinación entre facturación, contabilidad y cumplimiento fiscal;
- seguimiento de las modificaciones legislativas y administrativas con impacto en la actividad de las empresas.
En un contexto fiscal cada vez más digital y exigente, anticiparse a los problemas siempre resulta más eficiente que corregirlos posteriormente.
NOMINAUREA está preparada para ayudar a su empresa a adaptar sus procesos y garantizar un cumplimiento fiscal riguroso, eficiente y adecuado a la realidad de su negocio.
