As alterações assumem particular relevância num contexto de crescente digitalização da faturação e de maior controlo da informação comunicada à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), exigindo às empresas uma revisão dos seus procedimentos internos de faturação, contabilidade e cumprimento das obrigações fiscais.
Retificação de faturas e regularização do IVA: uma matéria que exige atenção
A emissão de uma fatura com informação incorreta é uma situação relativamente comum na atividade empresarial. Um NIF incorreto, uma descrição inadequada, um erro no preço, uma taxa de IVA incorretamente aplicada ou uma alteração posterior do valor da operação podem obrigar a procedimentos diferentes.
O ponto fundamental é que nem todos os erros numa fatura devem ser tratados da mesma forma.
O artigo 78.º do Código do IVA estabelece que, quando, depois de emitida a fatura, o valor tributável ou o imposto sejam objeto de alteração, devem ser observadas as regras aplicáveis à respetiva regularização. Nos casos de faturas inexatas já registadas, a correção é obrigatória quando tenha sido liquidado imposto a menos e facultativa quando tenha sido liquidado imposto a mais, estando esta última sujeita a prazo.
É precisamente neste contexto que o novo Ofício-Circulado n.º 25120 assume especial importância.
1. Erros formais: quando não está em causa o IVA
Uma das clarificações mais relevantes prende-se com os chamados erros meramente formais.
Quando a incorreção existente na fatura não altera o valor tributável nem o IVA liquidado, o procedimento deve ser distinto daquele aplicável a uma verdadeira regularização de imposto.
Podem enquadrar-se neste tipo de situação, por exemplo, determinados erros relativos à identificação do adquirente, como um NIF incorreto, ou incorreções em elementos descritivos da operação.
Nestes casos, a orientação passa, em determinadas circunstâncias, pela anulação da fatura incorreta e emissão de uma nova fatura com os elementos corretos, sem que tal implique, por si só, uma nova liquidação efetiva de IVA.
Esta distinção é particularmente importante porque evita a utilização indiscriminada de notas de crédito para corrigir situações que não implicam qualquer alteração do imposto.
2. Quando existe alteração do valor tributável ou do IVA
Situação diferente ocorre quando o erro ou alteração tem impacto no valor tributável ou no IVA liquidado.
Nestes casos, a correção deve ser efetuada através do documento adequado, designadamente uma nota de crédito ou uma nota de débito, consoante a natureza da correção.
Por exemplo, se uma empresa faturar um serviço por um valor superior ao efetivamente devido, a redução do valor da operação deverá ser formalizada através de um documento retificativo que permita identificar claramente a fatura original e o montante objeto de correção.
Da mesma forma, quando o valor tributável ou o IVA inicialmente faturado é inferior ao devido, deverá ser efetuada a correspondente correção, assegurando-se a adequada repercussão do imposto e o respetivo tratamento declarativo.
O objetivo é garantir uma correspondência clara entre:
- a fatura inicialmente emitida;
- o documento de retificação;
- a contabilidade;
- o IVA liquidado ou regularizado;
- a informação comunicada à AT.
3. Regularizações de IVA: o procedimento não termina na emissão da nota de crédito
Um dos principais riscos associados às retificações de faturas é considerar que a emissão de uma nota de crédito resolve, por si só, toda a questão fiscal.
Não é assim.
Sempre que uma correção implique uma alteração do IVA, é necessário analisar quem efetua a regularização, em que período deve ser efetuada, qual a declaração a utilizar e quais os elementos que devem ser mantidos como suporte documental.
O artigo 78.º do Código do IVA prevê diferentes situações de regularização, nomeadamente em casos de anulação ou redução do valor tributável, devoluções, descontos, abatimentos e faturas inexatas.
Consequentemente, o tratamento da nota de crédito deve ser articulado com o tratamento contabilístico e com a declaração periódica de IVA.
4. A importância do tratamento pelo fornecedor e pelo cliente
As regularizações podem ter impacto simultaneamente no emitente da fatura e no respetivo adquirente.
Quando uma nota de crédito reduz o IVA anteriormente liquidado pelo fornecedor, essa alteração poderá implicar também a correspondente correção do IVA anteriormente deduzido pelo cliente.
É, por isso, essencial que exista coerência entre os dois lados da operação e que a documentação permita demonstrar a origem e o fundamento da regularização.
Em determinadas situações, a regularização exige ainda que o adquirente seja informado ou dê conhecimento da correção, sobretudo quando esteja em causa a alteração do imposto que anteriormente foi objeto de dedução.
A correta articulação entre fornecedor e cliente reduz significativamente o risco de divergências entre a informação constante das respetivas contabilidades e declarações fiscais.
5. A anulação de uma fatura não deve ser confundida com uma regularização de IVA
Outra questão que merece especial atenção é a distinção entre anulação de uma fatura e regularização do imposto.
Uma fatura pode ter de ser anulada por conter um erro formal, sem que exista qualquer alteração efetiva do IVA. Noutras situações, a operação inicialmente faturada é efetivamente alterada, anulada ou reduzida, produzindo consequências fiscais.
A diferença é importante porque determina o procedimento documental, contabilístico e declarativo a adotar.
Além disso, quando a fatura já tenha sido comunicada à AT, a empresa deve assegurar que a informação comunicada é devidamente corrigida, evitando divergências entre os documentos emitidos e a informação existente nos sistemas da administração tributária.
6. Impacto nos sistemas de faturação e na comunicação à AT
A crescente digitalização da faturação torna ainda mais relevante o correto tratamento das retificações.
As empresas devem verificar se os seus sistemas permitem:
- anular corretamente documentos emitidos;
- emitir documentos retificativos devidamente relacionados com as faturas originais;
- manter o histórico das alterações;
- assegurar a correta comunicação dos documentos à AT;
- refletir adequadamente as operações na contabilidade;
- identificar as regularizações de IVA para efeitos da declaração periódica.
O novo enquadramento torna, por isso, aconselhável uma revisão dos procedimentos internos e, quando necessário, da parametrização dos sistemas de faturação e contabilidade.
Esta questão ganha ainda maior relevância tendo em conta as alterações introduzidas em 2026 ao modelo da declaração periódica de IVA e aos respetivos anexos de regularizações.
7. Prazos: um dos aspetos que não pode ser ignorado
As regularizações de IVA estão sujeitas a regras e prazos específicos, que variam consoante a natureza da situação.
É, por isso, fundamental determinar:
- qual o erro ou facto que originou a correção;
- quando ocorreu esse facto;
- se existe alteração do valor tributável;
- se existe alteração do IVA;
- quem deve efetuar a regularização;
- em que período deve ser refletida;
- se é necessária uma declaração periódica de substituição;
- que documentação deve ser conservada como prova.
A análise deve ser feita caso a caso, uma vez que um procedimento incorreto pode conduzir a diferenças no IVA liquidado ou deduzido e, consequentemente, a obrigações adicionais perante a AT.
8. O que devem fazer as empresas?
Perante estas novas orientações, as empresas devem aproveitar para rever os seus procedimentos internos.
É recomendável estabelecer regras claras para a identificação e tratamento dos diferentes tipos de erros, diferenciando, desde logo, os erros meramente formais das situações com impacto no IVA.
Também deverá ser assegurado que as equipas responsáveis pela faturação, contabilidade e gestão financeira conhecem os procedimentos aplicáveis e que existe articulação entre estas áreas.
Uma política interna de controlo das notas de crédito e notas de débito pode ser particularmente útil, permitindo documentar o motivo da correção, a fatura original, o impacto no IVA e o tratamento contabilístico e declarativo adotado.
9. Uma nova realidade para a gestão fiscal das empresas
O Ofício-Circulado n.º 25120 representa mais do que uma simples atualização de procedimentos administrativos.
A sua aplicação reforça a necessidade de as empresas encararem a faturação como uma área diretamente ligada ao cumprimento das obrigações fiscais e à qualidade da informação contabilística.
Num ambiente em que a informação das faturas é cada vez mais automatizada e cruzada, erros aparentemente pequenos podem gerar divergências entre faturação, contabilidade, declarações periódicas de IVA e informação disponível para a AT.
A prevenção torna-se, por isso, essencial.
Conclusão
O novo enquadramento relativo à retificação de faturas e à regularização do IVA em Portugal exige uma abordagem mais estruturada por parte das empresas.
A principal mensagem é simples: uma fatura incorreta não deve ser automaticamente corrigida através de uma nota de crédito. Antes de proceder à correção, é necessário identificar a natureza do erro, avaliar o impacto no valor tributável e no IVA e determinar o procedimento documental, contabilístico e fiscal adequado.
A correta aplicação destas regras permite reduzir riscos fiscais, evitar divergências na informação comunicada à AT e garantir maior segurança no cumprimento das obrigações de IVA.
Para as empresas, este é também um bom momento para rever processos, atualizar procedimentos internos e confirmar que os sistemas de faturação e contabilidade estão preparados para responder às novas exigências.
Como pode a NOMINAUREA ajudar?
A NOMINAUREA – Consultoria Fiscal e Contabilidade pode apoiar as empresas na análise e implementação dos procedimentos decorrentes das novas regras relativas à retificação de faturas e regularização do IVA.
A nossa equipa pode prestar apoio, nomeadamente, na:
- análise de erros e situações concretas de retificação de faturas;
- definição do procedimento adequado para anulação, correção ou emissão de documentos retificativos;
- análise do impacto das correções no IVA;
- tratamento contabilístico das notas de crédito e notas de débito;
- identificação das regularizações a efetuar na declaração periódica de IVA;
- revisão dos procedimentos internos de faturação;
- articulação entre faturação, contabilidade e cumprimento fiscal;
- acompanhamento das alterações legislativas e administrativas com impacto na atividade das empresas.
Num contexto fiscal cada vez mais digital e exigente, antecipar os problemas é sempre mais eficiente do que corrigi-los posteriormente.
A NOMINAUREA está preparada para ajudar a sua empresa a adaptar os seus processos e a assegurar um cumprimento fiscal rigoroso, eficiente e adequado à realidade do seu negócio.
