Uma nova forma de partilhar documentos da Segurança Social
Até agora, quando uma entidade necessitava de uma declaração emitida pela Segurança Social, o procedimento passava frequentemente pelo próprio cidadão: obter o documento na plataforma e fazê-lo chegar à entidade interessada.
A nova funcionalidade introduz uma lógica diferente. Em vez de funcionar como intermediário na transmissão do documento, o cidadão pode permitir que o terceiro autorizado consulte diretamente a declaração disponibilizada através da Segurança Social.
O terceiro pode ser uma pessoa singular ou uma pessoa coletiva, incluindo, neste último caso, uma empresa, serviço ou organização.
Na prática, isto poderá ser particularmente relevante sempre que uma declaração da Segurança Social seja necessária para instruir um processo junto de outra organização, eliminando algumas das sucessivas operações de obtenção e transmissão documental.
Como funciona?
A funcionalidade contempla diferentes formas de iniciar o acesso.
Uma entidade pode solicitar acesso a uma declaração. O cidadão recebe então o pedido e decide se pretende autorizá-lo. O acesso não resulta automaticamente do pedido efetuado pelo terceiro, dependendo da autorização do titular.
Em alternativa, o próprio cidadão pode tomar a iniciativa de conceder acesso, sem necessidade de aguardar que a entidade faça previamente um pedido.
Na Segurança Social Direta, a gestão é efetuada na área de Declarações, através da opção destinada a pedir e gerir o acesso a declarações. Na criação de uma nova autorização, o cidadão identifica se pretende autorizar uma pessoa singular ou coletiva e fornece os respetivos elementos de identificação.
Um aspeto particularmente importante é a indicação da finalidade da autorização. A pessoa ou entidade autorizada apenas poderá utilizar o documento e os respetivos dados no âmbito da declaração autorizada.
O cidadão mantém o controlo sobre a informação
A simplificação não significa conceder um acesso generalizado à informação existente na Segurança Social Direta.
Pelo contrário, a autorização é efetuada declaração a declaração. Antes da concessão do acesso, o cidadão deve ainda consultar a declaração e verificar o documento emitido.
É também possível estabelecer a validade por um determinado número de dias ou definir uma data-limite para a autorização.
Isto permite que a partilha seja ajustada à necessidade concreta que lhe deu origem, sem que o cidadão tenha de disponibilizar indiscriminadamente a restante informação existente na sua área pessoal.
Menos circulação de documentos, mais eficiência administrativa
A mudança é relevante porque transforma uma operação tradicionalmente baseada na circulação de documentos numa autorização digital de consulta.
Imagine-se, por exemplo, que uma entidade necessita de determinada declaração da Segurança Social para completar um processo. Em vez de o cidadão obter o documento e posteriormente o transmitir, poderá conceder à entidade o acesso à declaração necessária durante o período definido na autorização.
Para particulares, empresas e profissionais que acompanham processos administrativos, esta evolução poderá traduzir-se numa gestão documental mais simples e numa redução dos passos necessários para disponibilizar comprovativos.
Autorizar não significa perder o controlo
Este é talvez o ponto mais importante da nova funcionalidade.
Autorizar um terceiro não equivale a entregar-lhe acesso livre à conta da Segurança Social Direta. O sistema permite selecionar as declarações que ficam abrangidas pela autorização e definir a respetiva validade.
A própria identificação da entidade é relevante: para uma pessoa singular são utilizados elementos como NISS ou NIF e data de nascimento; tratando-se de uma pessoa coletiva, o cidadão identifica a entidade através do respetivo NISS ou NIF.
Depois de concedida a autorização, a entidade é notificada através da área de mensagens do Portal da Segurança Social.
Esta lógica permite conciliar dois objetivos que nem sempre são fáceis de compatibilizar: simplificação administrativa e controlo sobre a disponibilização de informação pessoal.
Uma tendência que empresas e profissionais devem acompanhar
A importância desta alteração vai além de uma simples nova opção dentro da Segurança Social Direta.
À medida que os procedimentos administrativos passam para ambientes digitais, empresas, contabilistas, departamentos de recursos humanos e outros profissionais que interagem regularmente com a Segurança Social precisam de adaptar os seus próprios processos.
Sempre que seja necessário solicitar ao cidadão uma declaração, passa a ser pertinente verificar se o procedimento pode ser realizado através deste mecanismo de autorização, evitando circulação documental desnecessária.
Ao mesmo tempo, deve continuar a aplicar-se um princípio essencial: solicitar apenas a informação efetivamente necessária ao processo em causa e durante o período necessário à respetiva finalidade.
Conclusão
A possibilidade de autorizar terceiros a consultar declarações representa mais um passo na transformação digital dos serviços públicos em Portugal.
Para o cidadão, significa poder partilhar determinadas declarações de uma forma mais direta, mantendo a possibilidade de escolher quem acede, a que declaração e durante quanto tempo.
Para empresas e profissionais, significa uma oportunidade para rever procedimentos que ainda dependem da troca manual de documentos e aproveitar mecanismos digitais que podem tornar os processos administrativos mais simples.
Mais do que eliminar papel, esta alteração demonstra uma evolução importante: passar da entrega de documentos para a gestão de autorizações de acesso à informação.
Como pode a Nominaurea ajudar?
A crescente digitalização das obrigações administrativas e dos procedimentos da Segurança Social exige que empresas e profissionais acompanhem não apenas as alterações legislativas, mas também as novas funcionalidades disponibilizadas pelas plataformas públicas.
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